Avaintiedot
- Kirjanpito on jatkuvaa kirjausta, tilinpäätös taas tilikauden päätteeksi koottava asiakirja.
- Isännöitsijä vastaa kirjanpidon lainmukaisuudesta ja hallitus sen valvonnasta.
- Tositteet säilytetään kuusi vuotta, kirjanpitokirjat ja tilinpäätös kymmenen vuotta.
Taloyhtiön kirjanpito
Taloyhtiön kirjanpito on asunto-osakeyhtiön lakisääteinen, jatkuva ja kahdenkertainen kirjaus yhtiön tuloista, menoista ja varoista. Jokainen kirjaus perustuu tositteeseen. Aineistosta kootaan tilikauden päätteeksi tilinpäätös.
Taloyhtiön kirjanpito on lakisääteinen, jatkuva kirjaus yhtiön tuloista ja menoista. Se ei ole sama asia kuin kerran vuodessa laadittava tilinpäätös. Isännöitsijä vastaa siitä, että kirjanpito on lain mukainen. Hallitus vastaa sen valvonnasta. Käytännön kirjaukset tekee usein tilitoimisto tai isännöitsijä, mutta vastuu pysyy yhtiön johdolla. Aineistoa säilytetään pitkään, tositteita kuusi ja kirjanpitokirjoja kymmenen vuotta.
Mitä taloyhtiön kirjanpito tarkoittaa ja onko se pakollista?
Taloyhtiön kirjanpito on järjestelmällistä kirjausta yhtiön rahaliikenteestä läpi vuoden. Se on jokaiselle asunto-osakeyhtiölle pakollista.
Kirjanpitovelvollisuus koskee jokaista yhtiötä
Kirjanpitolaki asettaa jokaiselle osakeyhtiölle kirjanpitovelvollisuuden. Asunto-osakeyhtiö on osakeyhtiö, joten velvollisuus koskee jokaista taloyhtiötä koosta riippumatta. Kirjanpito tekee näkyväksi, mistä yhtiön rahat tulevat ja mihin ne menevät. Sillä ei ole väliä, onko yhtiöllä ammatti-isännöitsijää vai hoitaako hallitus asioita itse. Poikkeuksia ei ole.
Kirjanpito on kahdenkertaista
Taloyhtiö pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Se tarkoittaa, että jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, sekä rahan lähteen että käytön mukaan. Näin tulot ja menot pysyvät tasapainossa ja virheet on helpompi havaita.
Kirjaukset tehdään suoriteperusteella sen mukaan, milloin meno tai tulo syntyy. Tämä käytäntö koskee kaikkia kirjanpitovelvollisia yhteisöjä, eikä sen laajuutta voi keventää yhtiön pienuuden perusteella.
Mitä kirjanpitoon kirjataan
Kirjanpito kokoaa yhtiön kaikki tulot ja menot. Tuloja ovat hoito- ja rahoitusvastikkeet, käyttökorvaukset sekä mahdolliset vuokratuotot. Menoja ovat kiinteistön hoitomenot, korjaukset, lainojen korot ja lyhennykset sekä hallinnon kulut. Jokainen erä kirjataan omalle tililleen, joten talouden rakenne pysyy näkyvissä. Mikään erä ei jää piiloon.
Hyvä kirjanpitotapa ohjaa kirjauksia
Kirjanpitolaki edellyttää hyvän kirjanpitotavan noudattamista. Se tarkoittaa vakiintuneita ja huolellisia käytäntöjä kirjausten tekemisessä. Käytäntöä täydentävät kirjanpitolautakunnan ohjeet ja yleiset periaatteet. Hyvä kirjanpitotapa pitää eri vuodet vertailukelpoisina ja suojaa yhtiötä virheiltä.
Milloin kirjanpitovelvollisuus alkaa
Velvollisuus alkaa jo yhtiön perustamisesta, ennen ensimmäistä tilikautta. Se jatkuu koko yhtiön elinkaaren ajan. Myös juuri valmistunut uudiskohde pitää kirjanpitoa alusta asti. Velvollisuus päättyy vasta, kun yhtiö puretaan ja poistetaan rekisteristä.
Kuka hoitaa taloyhtiön kirjanpidon ja kuka siitä vastaa?
Käytännön kirjaukset tekee yleensä tilitoimisto tai isännöitsijä. Lakisääteinen vastuu on kuitenkin isännöitsijällä ja hallituksella, ei palkatulla kirjanpitäjällä.
Isännöitsijä vastaa lainmukaisuudesta
Isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty. Tämä vastuu säilyy, vaikka kirjaukset tekisi ulkopuolinen tilitoimisto. Käytännön juoksevasta kirjanpidosta huolehtiminen kuuluu isännöitsijän tehtäviin. Vastuunjako on hyvä tuntea heti hallitustyön alussa. Sitä ei voi ulkoistaa.
Hallitus järjestää valvonnan
Hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Valvonnan järjestäminen on osa hallituksen tehtäviä, vaikka itse kirjaukset tekisi tilitoimisto. Hallitus seuraa taloutta talousarvion ja isännöitsijän raporttien kautta. Näin vastuu jakautuu tekemisen ja valvonnan kesken. Kokouksissaan hallitus käy läpi tiliotteet ja isännöitsijän talousseurannan.
Tilitoimisto tekee kirjaukset toimeksiannosta
Moni taloyhtiö ostaa kirjanpidon tilitoimistolta tai isännöintiyritykseltä. Kirjanpitäjä tekee kirjaukset toimeksiannon perusteella, mutta ei kanna lakisääteistä vastuuta yhtiön kirjanpidosta. Vastuut on kirjattu asunto-osakeyhtiölakiin (AOYL). Pieni, ilman isännöitsijää toimiva yhtiö voi tehdä kirjaukset itse. Työn voi ostaa, vastuuta ei.
| Toimija | Tehtävä | Perusta |
|---|---|---|
| Hallitus | Valvonta | AOYL 7 luku |
| Isännöitsijä | Lainmukaisuus | AOYL 7 luku |
| Tilitoimisto | Kirjaukset | Sopimus |
| Tarkastaja | Tarkastus | AOYL 9 luku |
Kirjanpito on osa isännöintiä
Isännöinti tarkoittaa yhtiön juoksevaa hallintoa. Kirjanpito on yksi sen taloushallinnon tehtävistä. Monessa yhtiössä isännöintisopimus kattaa myös kirjanpidon. Yhtiö voi silti ostaa kirjanpidon erikseen tilitoimistolta, vaikka isännöinti hoituisi muualla. Ilman isännöitsijää toimivassa yhtiössä hallitus järjestää kirjanpidon itse tai ostaa sen palveluna. Rajanveto isännöinnin ja kirjanpidon välillä kannattaa kirjata palvelusopimukseen selkeästi.
Mitä osakas näkee kirjanpidosta
Osakkaalla ei ole suoraa oikeutta selata yhtiön juoksevaa kirjanpitoa. Tiedot yhtiön taloudesta saa tilinpäätöksestä ja yhtiökokouksesta, jossa hallitus esittelee tuloksen ja taseen. Osakas voi esittää kokouksessa kysymyksiä yhtiön taloudesta.
Yksittäiset tositteet ja pääkirjat ovat tarkastajan käytettävissä, eivät jokaisen osakkaan. Isännöitsijäntodistus kokoaa talouden pääkohdat ostajalle ja osakkaalle. Laajempi perehtyminen yksittäisiin tositteisiin kuuluu tarkastajalle, joka toimii osakkaiden valtuuttamana.
Mitä tositteita ja kirjauksia kirjanpito vaatii?
Jokaisen kirjauksen on perustuttava tositteeseen. Tosite eli kirjausta tukeva todiste osoittaa, että liiketapahtuma on tapahtunut.
Tosite todentaa jokaisen tapahtuman
Kirjanpitolaki vaatii, että kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Ilman kelvollista tositetta kirjausta ei saa tehdä. Menotosite osoittaa vastaanotetun hyödykkeen ja tulotosite luovutetun suoritteen. Tosite on tavallisesti lasku, kuitti tai tiliote. Jos ulkopuolista tositetta ei ole saatavilla, kirjaus todennetaan yhtiön itsensä laatimalla ja asianmukaisesti varmennetulla tositteella.
Kirjaukset tehdään säännöllisesti
Käteismaksut kirjataan viipymättä päiväkohtaiseen järjestykseen. Muut kirjaukset saa tehdä kuukausittain tai muulla vastaavalla jaksotuksella. Kirjaukset on voitava tarkastella sekä aika- että asiajärjestyksessä. Näin taloyhtiön talous pysyy ajantasaisena koko tilikauden.
Tilikartta jäsentää kirjaukset
Kirjaukset kohdistetaan tililuettelon eli tilikartan mukaisille tileille. Tilikartta erottaa hoitomenot rahoitusmenoista ja hankkeista. Selkeä tilikartta helpottaa talousarvion seurantaa ja tilinpäätöksen laatimista. Se on myös tilintarkastuksen apuväline vuoden lopussa.
Yleisimmät tositteet taloyhtiössä
Taloyhtiön tositteet syntyvät arjen maksuista ja laskuista. Yleisimpiä ovat ostolaskut, tiliotteet, palkkatositteet ja vastikkeiden suoritukset. Myös urakkasopimusten maksuerät ja vakuutuslaskut ovat tositteita. Jokainen niistä numeroidaan ja liitetään oikeaan kirjaukseen, joten tapahtumaketju pysyy jäljitettävänä.
Kuukausiseuranta pitää talouden ajan tasalla
Kirjaukset täsmäytetään säännöllisesti pankkitiliin ja saataviin. Isännöitsijä tai tilitoimisto seuraa toteumaa talousarviota vasten kuukausittain. Vastikerästit ja ennakoimattomat korjausmenot havaitaan näin ajoissa. Ajantasainen kirjanpito antaa hallitukselle pohjan päätöksille, eivätkä ongelmat kasaudu tilikauden loppuun.
Kuinka kauan taloyhtiön kirjanpitoaineisto on säilytettävä?
Kirjanpitokirjat ja tilinpäätös säilytetään vähintään kymmenen vuotta. Tositteet ja muu aineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta.
Kaksi eri säilytysaikaa
| Kirjanpitoaineisto | Säilytys |
|---|---|
| Tilinpäätös | 10 vuotta |
| Toimintakertomus | 10 vuotta |
| Kirjanpidot | 10 vuotta |
| Tililuettelo | 10 vuotta |
| Tositteet | 6 vuotta |
| Kirjeenvaihto | 6 vuotta |
Säilytysvelvollisuus perustuu kirjanpitolakiin ja koskee jokaista taloyhtiötä. Kymmenen vuoden aika alkaa tilikauden päättymisestä, kun taas kuuden vuoden aika alkaa sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Pidempi aika koskee kirjanpitokirjoja, tilinpäätöstä ja tililuetteloa. Lyhyempi aika koskee tositteita ja liiketapahtumien kirjeenvaihtoa. Molemmat ovat vähimmäisaikoja.
Vastuu aineistosta säilyy yhtiöllä
Aineiston saa säilyttää sähköisesti, kunhan se pysyy luettavana koko säilytysajan. Sähköisessä arkistoinnissa kirjausketjun on säilyttävä eheänä, eikä tallennettua tietoa saa päästä muuttamaan. Isännöitsijän vaihtuessa kirjanpitoaineisto siirtyy uudelle isännöitsijälle. Jos yhtiön toiminta päättyy, aineiston säilyttäjä on ilmoitettava rekisteriviranomaiselle. Aineiston katoaminen on yhtiön vastuulla, joten säilytys kannattaa sopia kirjallisesti.
Miksi säilytysajat ovat pitkiä
Pitkä säilytysaika palvelee verotusta ja mahdollisia myöhempiä selvityksiä. Verottaja voi tarkistaa yhtiön tositteita vielä vuosia tilikauden jälkeen. Myös osakkaiden väliset riidat voivat nostaa vanhoja kirjauksia esiin. Tilintarkastaja tukeutuu samaan aineistoon työssään. Siksi aineisto kannattaa arkistoida järjestelmällisesti heti alusta.
Miten kirjanpidosta syntyy tilinpäätös?
Tilikausi kestää 12 kuukautta. Sen päätyttyä kirjanpidosta kootaan tilinpäätös.
Tilikausi kestää 12 kuukautta
Kirjanpitolain mukaan tilikausi on 12 kuukautta. Vain toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa se saa olla lyhyempi tai pidempi, enintään 18 kuukautta. Taloyhtiön tilikausi on tavallisesti kalenterivuosi. Se voi kuitenkin olla muukin 12 kuukauden jakso, esimerkiksi heinäkuusta kesäkuuhun. Tilikauden pituus kannattaa tarkistaa yhtiöjärjestyksestä (taloyhtiön omat säännöt).
Kirjanpito kootaan tilinpäätökseksi
Tilikauden päätyttyä tositteista ja juoksevasta kirjanpidosta laaditaan tilinpäätös. Tilinpäätös tiivistää koko vuoden talouden yhteen asiakirjaan ja näyttää tuloksen ja taseen. Se on laadittava kirjanpitolain ja asunto-osakeyhtiölain mukaan.
Tilikauden kirjanpito kootaan lopuksi taloyhtiön tilinpäätökseksi, jonka rinnalle laaditaan sanallinen toimintakertomus. Se, käsitelläänkö osakkaiden maksama rahoitusvastike kirjanpidossa tulouttamalla vai rahastoimalla, vaikuttaa tilikauden tulokseen.
Miten kirjanpito eroaa tilinpäätöksestä ja tilintarkastuksesta?
Kirjanpito on jatkuvaa kirjausta, tilinpäätös vuosiasiakirja ja tilintarkastus ulkoinen varmennus. Kolme käsitettä menevät helposti sekaisin.
Kolme eri asiaa
| Vaihe | Sisältö | Tekijä |
|---|---|---|
| Kirjanpito | Juokseva kirjaus | Tilitoimisto tai isännöitsijä |
| Tilinpäätös | Tilikauden tulos ja tase | Isännöitsijä ja hallitus |
| Tilintarkastus | Riippumaton tarkastus | Ulkopuolinen tarkastaja |
Kukin niistä vastaa eri kysymykseen yhtiön taloudesta. Kirjanpito kertoo, mitä vuoden aikana tapahtui. Tilinpäätös kokoaa tuloksen ja taseen kerran vuodessa. Tilintarkastus varmistaa, että luvut pitävät paikkansa. Ero on hyvä hahmottaa.
Tarkastus varmentaa lopputuloksen
Tarkastus tehdään kerran vuodessa, vaikka kirjaukset jatkuvat päivittäin. Riippumaton tarkastaja käy läpi valmiin tilinpäätöksen ja hallinnon ennen varsinaista yhtiökokousta. Tositteet ja kirjaukset, joita kirjanpito kerää läpi vuoden, ovat tarkastuksen aineisto. Puutteet kirjanpidossa nousevat esiin juuri tarkastuksessa.
Milloin tarkastaja on valittava
Tilintarkastaja tarvitaan, jos vähintään 30 huoneistoa on osakkaiden hallinnassa. Velvollisuus syntyy myös, jos tilintarkastuslain kokorajat ylittyvät tai riittävä osakasvähemmistö sitä vaatii. Muuten riittää toiminnantarkastaja, jonka voi tehdä myös maallikko. Kummankin tehtävä on varmistaa, että kirjanpito ja hallinto vastaavat lakia. Tarkastuksen laajuus ja kertomus on eritelty taloyhtiön tilintarkastuksessa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko taloyhtiön pakko pitää kirjanpitoa?
Kyllä. Jokainen asunto-osakeyhtiö on kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollinen heti perustamisesta. Velvollisuus ei riipu yhtiön koosta tai siitä, onko yhtiöllä isännöitsijää. Myös pieni taloyhtiö pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Velvollisuudesta ei voi luopua yhtiöjärjestyksellä.Kuka vastaa taloyhtiön kirjanpidosta?
Isännöitsijä vastaa siitä, että kirjanpito on lain mukainen. Hallitus vastaa valvonnan järjestämisestä. Palkattu tilitoimisto tekee kirjaukset toimeksiannosta, mutta ei kanna lakisääteistä vastuuta. Vastuu pysyy siis yhtiön johdolla riippumatta siitä, kuka kirjaukset käytännössä tekee.Kuinka kauan tositteet on säilytettävä?
Tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Kirjanpitokirjat, tilinpäätös ja tililuettelo säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Aineiston saa säilyttää sähköisesti. Säilyttämisestä vastaa yhtiö.Mitä eroa on kirjanpidolla ja tilinpäätöksellä?
Kirjanpito on ympäri vuoden jatkuvaa tapahtumien kirjausta. Tilinpäätös kootaan tästä kirjanpidosta kerran vuodessa tilikauden päätyttyä. Tilinpäätös näyttää tilikauden tuloksen ja taseen tiiviissä muodossa. Kirjanpito on siis raaka-aine ja tilinpäätös sen lopputulos.Voiko taloyhtiö hoitaa kirjanpidon itse?
Voi. Laki ei vaadi ulkopuolista kirjanpitäjää. Pieni, ilman isännöitsijää toimiva yhtiö voi tehdä kirjaukset itse, kunhan ne täyttävät kirjanpitolain vaatimukset. Käytännössä useimmat käyttävät tilitoimistoa tai isännöintiyritystä virheiden ja vastuuriskin vuoksi.Laskuri
Missä kunnossa taloyhtiösi on?
Kirjanpito kertoo, mihin yhtiön rahat ovat menneet, mutta ei sitä, mitä rakennus tulevina vuosina vaatii. Asuntoanalyysi arvioi taloyhtiön korjausvelan ja tulevat remontit, joten näet, kuinka paljon rahaa seuraavat hankkeet vielä sitovat.
Lähteet
Näytä 5 lähdettä: Kirjanpitolaki 1336/1997, Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 ja muut
- Kirjanpitolaki 1336/1997, 1, 2 ja 3 luku: osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen (1 luku 1 §) ja pitää kahdenkertaista kirjanpitoa (1 luku 2 §), joten velvollisuus koskee jokaista asunto-osakeyhtiötä. Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman (2 luku 5 §). Tilikausi on 12 kuukautta (1 luku 4 §). Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, ja tilikauden tositteet sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi (2 luku 10 §). finlex.fi.
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 7, 9 ja 10 luku: isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty (7 luku 17 §), ja hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty (7 luku 2 §). Tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain ja tämän luvun mukaisesti (10 luku 3 §). Tilintarkastaja on valittava muun muassa, jos yhtiössä on vähintään 30 osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa (9 luku 5 §). finlex.fi.
- Suomen Kiinteistöliitto, kuka vastaa taloyhtiön kirjanpidosta ja tilinpäätöksen laatimisesta: kirjanpidosta vastaa viime kädessä yhtiön hallitus, ja käytännön työ tehdään isännöitsijän tai tilitoimiston toimesta. Isännöitsijän vaihtuessa väistyvä isännöitsijä luovuttaa ajantasaisen kirjanpidon, mutta uusi isännöitsijä laatii yleensä edellisen tilikauden tilinpäätöksen, joten tehtävästä kannattaa sopia kirjallisesti. kiinteistoliitto.fi.
- Suomen Tilintarkastajat, tilintarkastus ja toiminnantarkastus: toiminnantarkastusta ei säännellä tilintarkastuslaissa, vaan sen sisältö määräytyy yhteisölainsäädännön ja toimeksiannon nojalla, ja sen voi tehdä myös maallikko. Asunto-osakeyhtiössä on valittava toiminnantarkastaja, jos yhtiöllä ei ole tilintarkastajaa. tilintarkastajat.fi.
- Kiinteistölehti, kenellä on oikeus perehtyä asunto-osakeyhtiön kirjanpitoon: asunto-osakeyhtiölaki ei anna osakkaalle suoraa oikeutta perehtyä yhtiön juoksevaan kirjanpitoon. Osakas saa tiedot taloudesta tilinpäätöksestä ja yhtiökokouksessa. Tositteet ja pääkirjat ovat tarkastajan käytettävissä. kiinteistolehti.fi.