Avaintiedot
- Toimintakertomus on hallituksen sanallinen katsaus tilikauteen, ei osa tilinpäätöstä.
- Taloyhtiön on aina laadittava toimintakertomus, myös pienimmän yhtiön.
- Toimintakertomus esitetään yhtiökokouksessa, mutta vahvistetaan vain tilinpäätös.
Taloyhtiön toimintakertomus
Taloyhtiön toimintakertomus on hallituksen laatima sanallinen selvitys yhtiön tilikaudesta, taloudesta ja tulevasta kehityksestä. Asunto-osakeyhtiön on aina laadittava se. Siihen kirjataan asunto-osakeyhtiölain vaatimat pakolliset tiedot.
Taloyhtiön toimintakertomus on hallituksen sanallinen selvitys yhtiön tilikaudesta. Se ei ole osa tilinpäätöstä, mutta kuuluu samaan tilinpäätöspakettiin. Taloyhtiön on aina laadittava toimintakertomus, myös pienimmän yhtiön. Laki vaatii siihen seitsemän pakollista tietoa vastikkeista pääomalainoihin. Toimintakertomus esitetään yhtiökokouksessa, mutta vahvistetaan vain tilinpäätös.
Mitä taloyhtiön toimintakertomus on?
Toimintakertomus avaa yhtiön tilikauden sanoin, siinä missä tilinpäätös esittää sen lukuina. Hallitus kokoaa siihen katsauksen taloudesta ja tilikauden tapahtumista.
Sanallinen katsaus
Toimintakertomus kuvaa, mitä yhtiössä tapahtui ja mihin suuntaan talous on menossa. Se avaa asioita, jotka eivät suoraan näy tilinpäätöksen luvuista.
Numerot eivät riitä. Hallituksen on kerrottava tapahtumat myös sanoin, jotta osakas ymmärtää tilikauden tuloksen taustat. Hyvä kertomus vastaa osakkaan kysymyksiin ennen kuin hän ehtii ne esittää. Se kertoo, miksi vastike nousi, mikä remontti on tulossa ja miten budjetti lopulta piti.
Osa tilinpäätöspakettia
Laki erottaa toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen itsenäisiksi asiakirjoiksi. Toimintakertomus ei siis ole osa tilinpäätöstä. Molemmat kuuluvat kuitenkin samaan tilinpäätöspakettiin. Ne myös käsitellään samassa yhtiökokouksessa.
Toimintakertomuksen rinnalla laaditaan aina taloyhtiön tilinpäätös, jossa esitetään tilikauden luvut. Erottelu ei ole muodollisuutta. Se ratkaisee, minkä asiakirjan yhtiökokous vahvistaa ja minkä se pelkästään ottaa esitettynä vastaan.
| Asiakirja | Luonne | Ydinsisältö |
|---|---|---|
| Toimintakertomus | Sanallinen katsaus | Vastikkeet ja tapahtumat |
| Tilinpäätös | Tilikauden luvut | Tase, tulos ja liitteet |
Kenelle kertomus on tärkein
Toimintakertomuksella on kolme lukijaa. Osakas seuraa siitä, mihin hänen vastikkeensa menee ja mitä taloon on tulossa. Asuntoa harkitseva ostaja lukee sen osana kaupan taustatietoja. Pankki arvioi siitä yhtiön velkaa ja maksukykyä ennen lainapäätöstä. Kertomus on tiivein kuva yhtiön taloudesta. Sen laatu näkyy suoraan siinä, miten helppo yhtiöön on luottaa.
Mitä toimintakertomuksessa pitää lain mukaan olla?
Asunto-osakeyhtiölaki vaatii toimintakertomukseen seitsemän pakollista tietoa. Ne kattavat vastikkeet, lainat, kiinteistön rasitteet ja yhtiön tulevaisuuden.
Seitsemän pakollista tietoa
Pakolliset tiedot on lueteltu asunto-osakeyhtiölaissa (AOYL). Ne ovat kiinteä osa jokaista toimintakertomusta. Alla oleva taulukko kokoaa kohdat lyhyesti. Kunkin kohdan tarkempi sisältö riippuu yhtiön tilanteesta. Monessa pienessä yhtiössä osa kohdista jää yhden lauseen maininnaksi, kun taas velkaisessa yhtiössä sama kohta täyttää sivun.
| Pakollinen kohta | Mitä siihen kirjataan |
|---|---|
| Vastikkeiden käyttö | Mihin käytetty, laskelma jos useita |
| Pääomalainat | Pääehdot ja kuluksi kirjaamaton korko |
| Rasitteet ja kiinnitykset | Pysyvät rasitteet ja panttikirjat |
| Olennaiset tapahtumat | Tapahtumat tilikaudella ja sen jälkeen |
| Talousarvion toteutuma | Selvitys olennaisista poikkeamista |
| Arvio tulevasta | Suuret hankkeet ja kustannusten nousu |
| Voiton käyttö | Hallituksen esitys pääoman jaosta |
Rasitteita koskevaan kohtaan merkitään myös se, kenen hallussa panttikirjat ovat. Voiton käyttöä koskeva kohta kattaa sekä tilikauden voiton että vapaan oman pääoman jaon. Molemmista hallitus tekee kokoukselle esityksen.
Kolme kriittistä kohtaa
Kaikki kohdat eivät ole yhtä alttiita virheille. Kolme niistä ratkaisee kertomuksen arvon lukijalle. Ensimmäinen on vastikkeiden käyttö, joka kertoo, mihin kerätyt rahat todella menivät.
Toinen on talousarvion toteutuminen, jossa jokainen olennainen poikkeama budjetista pitää selittää. Kolmas on arvio tulevasta kehityksestä, jonka on nimettävä tiedossa olevat suuret hankkeet. Näihin kohtiin pankki ja ostaja katsovat tarkimmin. Ohut arvio tulevasta on tavallisin tapa jättää ostaja pimentoon.
Pääomalainat ja piilevä korko
Pääomalainat ansaitsevat oman huomionsa. Laki vaatii kertomukseen niiden pääasialliset ehdot sekä koron, joka on kertynyt mutta jäänyt kuluksi kirjaamatta.
Juuri tämä kirjaamaton korko jää helposti lukijalta piiloon. Se kasvattaa yhtiön todellista velkaa, vaikka tase ei sitä vielä näytä. Ostajalle tieto on olennainen. Se kertoo, kuinka paljon rahoitusvastike voi tulevina vuosina nousta.
Vastikelaskelma useiden vastikkeiden yhtiössä
Jos yhtiö perii useaa eri vastiketta eri tarkoituksiin, toimintakertomukseen tulee vastikelaskelma. Se osoittaa, riittivätkö kunkin vastikkeen tuotot niihin menoihin, joita varten vastike kerättiin. Laskelma turvaa osakkaiden yhdenvertaisuuden.
Ilman sitä hoitovastikkeen tuotoilla voisi kattaa rahoitusvastikkeen menoja, mikä siirtäisi kustannuksia väärille osakkaille. Se, kirjataanko vastike tuotoksi vai rahastoon, ratkaistaan valinnalla tulouttamisen ja rahastoinnin välillä.
Mitä toimintakertomukseen ei kuulu
Kaikki hyödyllinen ei ole pakollista. Viiden vuoden kunnossapitotarveselvitys (arvio tulevista korjaustarpeista) on oma erillinen selvityksensä, ei osa toimintakertomusta. Myös osakaskohtainen lainaosuuslaskelma on suositeltava lisä, ei ehdoton lakivaatimus. Nämä kannattaa silti liittää mukaan. Pankki ja ostaja lukevat ne tarkkaan. Niiden puuttuminen herättää heti kysymyksiä.
Lisätiedot erikoistilanteissa
Osa laissa luetelluista tiedoista koskee vain harvinaisia tilanteita. Jos yhtiö on ollut mukana sulautumisessa, jakautumisessa tai osakeannissa, näistä järjestelyistä on annettava erillinen selostus. Samoin yhtiön hallussa olevista omista osakkeista ilmoitetaan erikseen. Tavallisessa taloyhtiössä nämä kohdat jäävät tyhjiksi. Ne tulevat ajankohtaisiksi vasta rakenteellisen tai rahoituksellisen muutoksen yhteydessä.
Onko toimintakertomus pakollinen pienessäkin taloyhtiössä?
Kyllä. Asunto-osakeyhtiön on aina laadittava toimintakertomus, koosta riippumatta.
Laki menee poikkeuksen edelle
Kirjanpitolaki vapauttaa pienimmät kirjanpitovelvolliset toimintakertomuksesta. Asunto-osakeyhtiölaki kuitenkin kumoaa tämän helpotuksen. Vaatimus on tässä poikkeuksellinen. Tavallisilta yrityksiltä toimintakertomusta vaaditaan vasta suurilta, mutta taloyhtiöltä sitä vaaditaan aina. Velvollisuudesta ei voi luopua yhtiöjärjestyksellä (taloyhtiön omat säännöt). Kolmen osakkaan yhtiö laatii sen samalla velvollisuudella kuin kolmensadan osakkaan yhtiö.
Miksi vaatimus on tiukka
Osakas ostaa asunnon ilman yhtiön sisäpiiritietoa. Toimintakertomus on hänen ikkunansa yhtiön talouteen ja tuleviin remontteihin. Laki takaa sen jokaisessa yhtiössä. Pienessä yhtiössä selvitys voi olla lyhyt, mutta se on silti tehtävä. Lyhyys ei ole sama asia kuin puutteellisuus. Myös suppea kertomus kattaa kaikki seitsemän pakollista kohtaa.
Sama kertomus seuraa yhtiötä asuntokauppaan, sillä ostaja saa sen osana taloyhtiön asiakirjoja. Huolellinen selvitys tekee yhtiöstä helpommin myytävän, kun taas aukot herättävät epäilyn kerrotusta.
Kuka laatii toimintakertomuksen ja hyväksytäänkö se?
Vastuu toimintakertomuksesta on hallituksella. Käytännön kokoamistyön hoitaa yleensä isännöitsijä.
Hallitus vastaa, isännöitsijä valmistelee
Toimintakertomuksen laatiminen ja sisällöstä vastaaminen kuuluu hallituksen tehtäviin. Hallitus on viime kädessä vastuussa siitä, että tiedot pitävät paikkansa. Käytännön kokoamistyön tekee yleensä isännöitsijä osana isännöitsijän tehtäviä. Sekä tilinpäätös että toimintakertomus kootaan yhtiön juoksevasta kirjanpidosta.
Työnjako on selvä. Isännöitsijä kirjoittaa. Hallitus vastaa. Ulkoistaminen ei siirrä vastuuta minnekään.
Allekirjoitus ja tarkastus
Hallitus ja isännöitsijä allekirjoittavat asiakirjat. Ennen yhtiökokousta ne käy läpi tilintarkastus tai toiminnantarkastus. Tarkastaja arvioi, onko toimintakertomus laadittu sääntöjen mukaan. Puutteet päätyvät tarkastuskertomukseen. Allekirjoitus ei ole muodollisuus. Nimellään hallituksen jäsen vahvistaa, että kertomuksen tiedot ovat oikein.
Esitetään, mutta ei vahvisteta
Yhtiökokouksessa toimintakertomus vain esitetään osakkaille. Vahvistuspäätös koskee ainoastaan tilinpäätöstä, ei toimintakertomusta. Tämä ero yllättää monen hallituksen jäsenen. Toimintakertomus on silti pakollinen ja hallitusta sitova asiakirja. Sitä ei voi jättää esittämättä. Ilman sitä yhtiökokouksen käsittely jää lain silmissä puutteelliseksi.
Milloin toimintakertomus laaditaan ja esitetään?
Toimintakertomus laaditaan tilikauden päätyttyä ja esitetään varsinaisessa yhtiökokouksessa. Laki asettaa molemmille selvät määräajat.
Neljä ja kuusi kuukautta
| Vaihe | Määräaika | Perusta |
|---|---|---|
| Tilikausi päättyy | Yleensä 31.12. | Yhtiöjärjestys |
| Tilinpäätös valmis | 4 kk sisällä | KPL 3 luku |
| Tarkastus tehty | Ennen kokousta | AOYL 6 luku |
| Yhtiökokous koolle | 6 kk sisällä | AOYL 6 luku |
Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa, eikä tästä voi lyhentää yhtiöjärjestyksellä. Molemmat määräajat lasketaan tilikauden lopusta. Kalenterivuoden yhtiössä kokous on siis viimeistään kesäkuun lopussa. Aikataulu on tiukka. Neljä kuukautta kuluu nopeasti tilinpäätöksen ja tarkastuksen kiireessä.
Osakkaan oikeus nähdä etukäteen
Osakkaalla on oikeus nähdä asiakirjat ennen kokousta. Toimintakertomus ja tilinpäätös pidetään nähtävillä vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta. Näin osakas ehtii perehtyä lukuihin ja esittää kysymyksiä. Kun aineisto jaetaan ajoissa, kokouksessa on vähemmän riitoja. Myöhässä jaettu aineisto on itsessään menettelyvirhe. Se voi kaataa kokouksessa tehdyt päätökset jälkikäteen.
Mitä jos toimintakertomus on puutteellinen?
Puutteet toimintakertomuksessa paljastuvat yleensä jo tarkastuksessa. Pahimmillaan ne johtavat moitteeseen tai korvausvastuuseen.
Tavallisimmat puutteet
Toiminnantarkastajan yleisin huomautus pienissä yhtiöissä koskee juuri toimintakertomusta. Usein talousarvion toteutumista ei käydä läpi, vaikka laki vaatii selvityksen olennaisista poikkeamista. Tilikauden jälkeiset tapahtumat jäävät herkästi pois. Vanha kunnossapitoselvitys kopioidaan sellaisenaan edellisvuodelta. Yksittäinen puute on pieni. Yhdessä ne kertovat huolimattomuudesta, jonka pankki ja ostaja huomaavat.
Näin puute korjataan
Puute ei tarkoita heti oikeudenkäyntiä. Tavallisin korjaus on, että hallitus täydentää kertomusta ennen kokousta tai kokouksen aikana. Jos virhe huomataan vasta myöhemmin, seuraavan tilikauden kertomus voi oikaista sen.
Vakavampi puute käsitellään tarvittaessa ylimääräisessä yhtiökokouksessa. Nopea korjaus riittää lähes aina. Moite tai korvausvastuu tulee kyseeseen vasta, kun puute on olennainen ja hallitus jättää sen tietoisesti korjaamatta.
Moite ja vahingonkorvaus
Osakas voi moittia yhtiökokouksen päätöstä, jos asiakirjoja ei ole esitetty oikein. Moitekanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksestä. Vakavassa laiminlyönnissä hallituksen jäsen tai isännöitsijä voi joutua vahingonkorvausvastuuseen. Vastuu on henkilökohtainen. Laki myös kääntää todistustaakan, joten laiminlyöjän on itse osoitettava toimineensa huolellisesti. Siksi huolellisuus kannattaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on taloyhtiön toimintakertomus?
Se on asiakirja, jossa hallitus kertoo sanoin, miten yhtiön tilikausi meni ja mihin talous on kehittymässä. Toimintakertomus täydentää tilinpäätöksen lukuja selittämällä niiden taustat. Sitä ei lueta osaksi tilinpäätöstä, vaikka molemmat kuuluvat samaan tilinpäätöskokonaisuuteen. Osakkaat saavat sen käsittelyyn varsinaisessa yhtiökokouksessa.Onko toimintakertomus pakollinen pienessä taloyhtiössä?
On, poikkeuksetta. Laki velvoittaa jokaisen asunto-osakeyhtiön laatimaan sen, olipa osakkaita kolme tai kolmesataa. Kirjanpitolain kokoraja, joka vapauttaa pienimmät yritykset, ei ulotu taloyhtiöön. Pienessä yhtiössä asiakirja voi jäädä muutaman kappaleen mittaiseksi, kunhan pakolliset kohdat ovat mukana.Kuka laatii ja allekirjoittaa toimintakertomuksen?
Laatimisvastuu on hallituksella, vaikka tekstin kokoaa käytännössä isännöitsijä tai tilitoimisto. Allekirjoitukset tulevat hallitukselta ja isännöitsijältä. Ulkoistaminen ei siirrä vastuuta, vaan sisällöstä vastaa hallitus silloinkin, kun teksti on teetetty muualla. Hallituksen kannattaakin lukea teksti huolella ennen nimikirjoitusta.Vahvistetaanko toimintakertomus yhtiökokouksessa?
Ei vahvisteta. Kokous vahvistaa ainoastaan tilinpäätöksen, kun taas toimintakertomus tuodaan osakkaille vain nähtäväksi ja esitettäväksi. Tämä hämmentää monta luottamushenkilöä, koska asiakirjat kulkevat muuten yhdessä. Esittämättä sitä ei silti voi jättää.Milloin toimintakertomuksen pitää olla valmis?
Valmistumisen takaraja on neljä kuukautta tilikauden päättymisestä. Yhtiökokous, jossa se esitetään, järjestetään kuuden kuukauden kuluessa. Tavallisessa kalenterivuoden yhtiössä tämä tarkoittaa kokousta viimeistään kesäkuussa. Osakkaat saavat asiakirjat nähtäväkseen vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta.Laskuri
Missä kunnossa taloyhtiösi on?
Toimintakertomus kertoo, mitä yhtiössä on jo tapahtunut, mutta ei sitä, mitä rakennus tulevina vuosina vaatii. Asuntoanalyysi arvioi taloyhtiön korjausvelan ja tulevat remontit, joten näet, kuinka paljon rahaa seuraavat hankkeet vielä sitovat.
Lähteet
Näytä 6 lähdettä: Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, Kirjanpitolaki 1336/1997 ja muut
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 10 luku 5 §: asunto-osakeyhtiössä on aina laadittava toimintakertomus, jossa on ilmoitettava laissa edellytetyt tiedot. Pakollisia tietoja ovat yhtiövastikkeen käyttö (jos vastike voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein), pääomalainat pääehtoineen ja kuluksi kirjaamattomine korkoineen, pysyvät rasitteet ja kiinnitykset panttikirjoineen, olennaiset tapahtumat tilikaudella ja sen jälkeen, talousarvion toteutuminen selvityksineen olennaisista poikkeamista, arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä hallituksen esitys yhtiön voittoa koskeviksi toimenpiteiksi. finlex.fi.
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 6 luku 3 §: varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, eikä tästä voida määrätä yhtiöjärjestyksessä toisin. Yhtiökokouksessa esitetään tilinpäätös, toimintakertomus sekä tilintarkastus- ja toiminnantarkastuskertomus, ja päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta. Toimintakertomus siis esitetään, mutta vahvistuspäätös koskee vain tilinpäätöstä. finlex.fi.
- Kirjanpitolaki 1336/1997, 3 luku 6 §: tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Asunto-osakeyhtiön tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain ja asunto-osakeyhtiölain 10 luvun mukaisesti. finlex.fi.
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 23 luku 1 § ja 24 luku 1 §: osakkeenomistaja voi moittia yhtiökokouksen päätöstä, jos menettelysäännöksiä ei ole noudatettu ja virhe on voinut vaikuttaa päätökseen; moitekanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksestä. Hallituksen jäsenen ja isännöitsijän on korvattava vahinko, jonka hän on tehtävässään lakia rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle. finlex.fi.
- Suomen Kiinteistöliitto, taloyhtiön toimintakertomus: toimintakertomus on sanallinen selvitys yhtiön tilikaudesta ja taloudellisesta tilanteesta sekä asioista, jotka eivät suoraan käy ilmi tilinpäätöksestä. Se ei ole osa tilinpäätöstä, mutta kuuluu tilinpäätöskokonaisuuteen, ja hallituksen tehtävänä on esittää se varsinaisessa yhtiökokouksessa. kiinteistoliitto.fi.
- SYS Audit, asunto-osakeyhtiön tilinpäätös ja toimintakertomus: asunto-osakeyhtiön on aina laadittava toimintakertomus, mikä on poikkeuksellista, sillä tavallisilta yhtiöiltä sitä vaaditaan vasta suurissa yhtiöissä. Vastikerahoituslaskelma on pakollinen tieto niissä yhtiöissä, joissa peritään eri vastikkeita eri käyttötarkoituksiin. sysaudit.fi.