Isän­nöit­si­jän tehtävät ta­lo­yh­ti­ös­sä

Isännöitsijä pyörittää taloyhtiön arkea. Hyvä tai huono työ näkyy suoraan vastikkeessa ja remonttien onnistumisessa. Tehtävät jakautuvat hallintoon, talouteen ja kiinteistön ylläpitoon hallituksen ohjauksessa, mutta laki nimeää niistä vain harvat ja loput sovitaan isännöintisopimuksessa. Kun tiedät, mikä kuuluu isännöitsijälle, mikä hallitukselle ja mistä maksat erikseen, tiedät myös mitä palvelulta voi vaatia ja keneen ottaa yhteyttä. Tällä sivulla esitellään isännöitsijän tehtävät, niiden lakisääteinen perusta ja se, kuka isännöitsijän valitsee.

Mitä isännöitsijä tekee taloyhtiössä?

Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön arjen hallituksen antamien ohjeiden mukaan. Tehtävät jakautuvat kolmeen osa-alueeseen, jotka ovat hallinto, talous ja kiinteistön kunnon ylläpito.

Hallinnolliset tehtävät

Hallinnollinen työ pitää taloyhtiön koneiston pyörimässä. Isännöitsijä valmistelee hallituksen ja yhtiökokouksen kokoukset, lähettää kutsut, laatii pöytäkirjat ja panee päätökset täytäntöön. Hän valmistelee ja valvoo vakuutus-, huolto- ja liittymissopimukset, tekee ilmoitukset kaupparekisteriin ja Tilastokeskukselle ja pitää yllä osakeluetteloa. Käytännössä isännöitsijä on se, joka valvoo, että yhtiö noudattaa lakia ja omaa yhtiöjärjestystään.

Viestintä on osa hallinnollista työtä. Isännöitsijä tiedottaa osakkaille korjauksista, kokouksista ja häiriöistä sekä vastaa osakkaiden ja asukkaiden kyselyihin. Juuri viestinnän selkeys erottaa hyvän isännöinnin heikosta. Siihen myös tyytymättömyys useimmiten kohdistuu.

Taloudelliset tehtävät

Talouspuoli on tehtävistä vaativin. Isännöitsijä laatii talousarvion ja seuraa sen toteutumista, huolehtii vastikkeiden ja vuokrien laskutuksesta, maksaa laskut ja hoitaa lainojen rahaliikenteen. Hän vastaa kirjanpidosta, laatii tilinpäätösehdotuksen ja järjestää tilin- tai toiminnantarkastuksen. Taloudenpito on myös yksi harvoista tehtävistä, jotka laki nimeää suoraan isännöitsijän vastuulle.

Talouden arki on numeroiden hallintaa. Isännöitsijä laskee osakkaiden lainaosuudet, perii maksamattomat vastikkeet ja raportoi taloustilanteen hallitukselle säännöllisesti. Hän myös valmistelee vastike-esitykset, joista yhtiökokous päättää.

Tekniset tehtävät ja kiinteistön ylläpito

Tekninen puoli koskee rakennuksen kuntoa ja korjauksia. Isännöitsijä huolehtii huoltokirjasta, järjestää kiinteistönhoidon ja seuraa rakennuksen kuntoa ja korjaustarvetta. Hän teettää kuntoarviot ja käynnistää korjaukset ajoissa. Isännöitsijä ottaa vastaan ja käsittelee myös osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset. Laajoissa korjaushankkeissa taloyhtiö palkkaa yleensä erillisen projektinjohtajan, koska urakan valvonta on oma ammattinsa.

Ennakointi kuuluu tekniseen työhön. Isännöitsijä valmistelee hallitukselle viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksen, joka esitetään varsinaisessa yhtiökokouksessa. Se ennakoi tulevat remontit ja niiden rahoituksen, joten ajoissa laadittuna se estää korjausvelan kasvamisen huomaamatta.

Kiinteään palkkioon vai erikseen

Kaikki edellä mainittu ei mahdu kiinteään kuukausipalkkioon. Isännöintisopimus jakaa tehtävät kahtia. Osa kuuluu kiinteään palkkioon. Osasta laskutetaan erikseen aina, kun tehtävä tulee eteen. Juuri tämä raja kannattaa lukea sopimuksesta tarkasti, koska se ratkaisee, mitä lopulta maksat.

Lähde: Kiinteistöliitto, Isännöintitehtäväluettelo. Tarkka jako sovitaan taloyhtiön isännöintisopimuksessa.

Mitkä isännöitsijän tehtävät ovat lakisääteisiä?

Laki nimeää isännöitsijän tehtävistä vain muutaman. Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijä hoitaa päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden mukaan ja vastaa siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty.

Päivittäinen hallinto ja hallituksen alaisuus

Isännöitsijä toimii hallituksen alaisuudessa. Hän saa hoitaa itsenäisesti tavanomaiset arjen asiat, mutta epätavallisiin tai laajakantoisiin toimiin hän tarvitsee hallituksen valtuutuksen. Poikkeuksen tekee vain tilanne, jossa hallituksen päätöstä ei ehditä odottaa ilman yhtiölle koituvaa olennaista haittaa. Tämä alaisuus on koko roolin ydin. Se erottaa isännöitsijän hallituksesta, joka tekee varsinaiset päätökset.

Kirjanpito ja varainhoito

Toinen lain nimeämä vastuu koskee rahaa. Isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja että varoja hoidetaan luotettavasti. Tämä ei tarkoita, että isännöitsijän on itse kirjattava jokainen tosite, vaan että hän järjestää kirjanpidon oikein ja valvoo sitä. Käytännön kirjanpidon voi hoitaa myös erillinen tilitoimisto.

Muut lain säätämät tehtävät

Muutama muukin tehtävä tulee suoraan laista. Isännöitsijän on annettava pyynnöstä isännöitsijäntodistus, joka kertoo osakehuoneiston ja yhtiön tiedot esimerkiksi kaupan yhteydessä. Isännöitsijä voi myös toimia yhtiön puolesta niissä asioissa, jotka kuuluvat hänen tehtäviinsä. Tarkat pykälät löytyvät asunto-osakeyhtiölaista. Kaikki muut tehtävät perustuvat isännöintisopimukseen ja hyvään isännöintitapaan, eivät lakiin.

Edustamisvalta on rajattu. Hallitus kirjoittaa yhtiön toiminimen, kun taas isännöitsijä hoitaa yhtiön ulkoisia asioita vain siltä osin kuin ne kuuluvat hänen tehtäviinsä. Suuremmat sitoumukset vaativat hallituksen päätöksen.

Sopimus ja hyvä isännöintitapa

Suurin osa tehtävistä ei tule laista vaan isännöintisopimuksesta, joka määrittää ostetut palvelut ja niiden hinnan. Sen päälle tulee hyvä isännöintitapa, alan omat eettiset ohjeet, jotka sitovat Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton jäseniä. Vuonna 2023 voimaan tullut ohjeisto vaatii avoimuutta, riippumattomuutta ja asiakkaan edun ajamista.

Onko isännöitsijä pakollinen taloyhtiössä?

Isännöitsijä ei ole lain mukaan pakollinen. Ainoa pakollinen toimielin on hallitus, kun taas isännöitsijä valitaan vain yhtiöjärjestyksen määräyksellä tai yhtiökokouksen päätöksellä.

Milloin isännöitsijä on valittava

Isännöitsijän ottamiseen on kaksi reittiä. Jos yhtiöjärjestyksessä määrätään, että yhtiöllä on oltava isännöitsijä, hallitus valitsee sellaisen ilman erillistä yhtiökokouksen päätöstä. Jos yhtiöjärjestyksessä ei ole tällaista määräystä, isännöitsijän ottamisesta päättää yhtiökokous tavallisella enemmistöllä. Laki koskee kaikkia yhtiöitä koosta riippumatta, mutta se ei missään kohdassa pakota palkkaamaan isännöitsijää.

Isännöitsijä pienessä taloyhtiössä

Pienet taloyhtiöt hoitavat isännöinnin usein itse. Kotitalouksien omistamista taloyhtiöistä yli puolet on alle kymmenen huoneiston yhtiöitä. Monessa niistä hallitus hoitaa hallinnon talkoovoimin ja ostaa kirjanpidon tilitoimistolta. Vastuu ei silti katoa. Hallitus vastaa yhtiön hallinnosta. Ilman isännöitsijää isännöitsijäntodistuksen allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja. Itse hoitamisen säästöä kannattaa punnita työmäärää ja isännöinnin hintaa vasten.

Itse hoitaminen edellyttää osaamista. Kirjanpito, verotus ja työnantajavelvoitteet eivät katoa sillä, ettei palkattua isännöitsijää ole. Moni pieni yhtiö ostaakin pelkän kirjanpidon tilitoimistolta ja hoitaa muun hallituksen voimin.

Ammatti-isännöinti vai hallitusvetoinen

Suomessa on noin 92 000 asunto-osakeyhtiötä, joista arviolta 55 000 käyttää ammattimaista isännöintiä. Ammatti-isännöinnissä työtä tekee tiimi, johon kuuluu isännöitsijän lisäksi kirjanpitäjiä ja hallinnon väkeä. Jos isännöinnistä vastaa yritys, sen on nimettävä ja rekisteröitävä päävastuullinen isännöitsijä.

Hallitusvetoisessa mallissa vastuu on harrastajilla. Se sopii pieneen ja rauhalliseen yhtiöön mutta käy raskaaksi remonttien aikana. Isännöitsijä voi olla luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö. Asuinpaikan on oltava Euroopan talousalueella.

Kuinka paljon työtä isännöinti vaatii

Työmäärä yllättää usein hallitusvetoisessa yhtiössä. Isännöinnin vuosi jakautuu selvään kelloon, jonka kiirehuippu osuu alkuvuoteen, kun tilinpäätös ja talousarvio valmistuvat. Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, mikä sitoo aikataulun. Ammatti-isännöinnissä työ jakautuu tiimille, hallitusvetoisessa mallissa muutamalle vapaaehtoiselle.

Kuka valitsee isännöitsijän?

Isännöitsijän valitsee hallitus, ei yhtiökokous. Sama hallitus voi myös erottaa isännöitsijän välittömästi.

Hallitus valitsee ja erottaa

Valinta on kaksiportainen. Yhtiökokous päättää, onko yhtiöllä isännöitsijää lainkaan. Hallitus päättää, kuka se on. Hallitus tekee myös isännöintisopimuksen ja valvoo sen toteutumista. Jos osakkaat ovat tyytymättömiä isännöitsijään, he eivät voi vaihtaa häntä suoraan, vaan he vaikuttavat hallituksen kautta tai vaihtavat hallituksen. Sopimuksen irtisanominen ja isännöitsijän vaihtaminen etenevät omien sääntöjensä mukaan.

Isännöitsijä toteuttaa, hallitus päättää

Vastuunjako menee usein sekaisin, vaikka se on selkeä. Isännöitsijä valmistelee ja toteuttaa, hallitus päättää tavanomaisista asioista ja yhtiökokous suurista. Sama jako pätee myös hallituksen tehtäviin, joita käsitellään erikseen.

Raja näkyy arjessa. Isännöitsijä tilaa hissihuollon ilman eri lupaa, mutta hissin uusiminen on hallituksen tai suuruudestaan riippuen yhtiökokouksen asia. Sama sopimus, joka antaa isännöitsijälle toimivallan, myös rajaa sen.

Lähde: asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 (7 luku isännöitsijä, 6 luku yhtiökokous).

Mistä isännöitsijä on vastuussa?

Isännöitsijä vastaa tehtäviensä hoidosta taloyhtiölle. Jos hän aiheuttaa huolimattomuudellaan vahinkoa, hän voi joutua korvaamaan sen.

Vahingonkorvausvastuu

Isännöitsijän on hoidettava tehtävänsä huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hän on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on tehtävässään lakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tai huolimattomuudellaan aiheuttanut yhtiölle. Riidat koskevat käytännössä laiminlyötyä valvontaa tai virheellistä neuvoa, eivät tahallista väärinkäytöstä.

Vastuu on ensisijaisesti taloyhtiötä kohtaan. Osakkaalle tai ulkopuoliselle isännöitsijä joutuu korvausvastuuseen vain, jos vahinko on aiheutettu lakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla. Vastuuvakuutus kattaa osan riskistä, mutta ei tahallista tai törkeän huolimatonta toimintaa.

Vastuu remontissa

Korjaushankkeissa vastuu on oma kysymyksensä. Isännöitsijä vastaa hankkeen hallinnollisesta läpiviennistä, mutta itse rakennustyön virheistä vastaa urakoitsija ja suunnitelmista suunnittelija. Isännöitsijän ja valvojan vastuu remontissa kannattaa erottaa jo hankkeen alussa.

Kuka valvoo isännöitsijää

Isännöitsijää valvoo ensisijaisesti hallitus. Jos työ ei suju, osakas vie asian hallitukselle. Viime kädessä yhtiökokous voi vaihtaa hallituksen, joka ei puutu ongelmaan.

Ammattitaitoa valvoo lisäksi alan oma sertifiointi. Selvästä lainrikkomuksesta voi tehdä ilmoituksen viranomaiselle. Osakkaat ja hallitukset antavat isännöitsijälle keskimäärin kouluarvosanan 7,9. Yleisimmät moitteet koskevat viestinnän selkeyttä ja asioiden hidasta etenemistä, eivät väärinkäytöksiä.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko hallituksen jäsen toimia isännöitsijänä?

Voi. Isännöitsijä voi olla kuka tahansa kelpoisuusehdot täyttävä henkilö, myös hallituksen jäsen tai osakas. Pienissä taloyhtiöissä näin usein toimitaan. Kelpoisuus edellyttää täysi-ikäisyyttä eikä isännöitsijä saa olla konkurssissa tai liiketoimintakiellossa. Sama huolellisuus- ja vahingonkorvausvastuu koskee myös sivutoimista isännöitsijää.

Kuka allekirjoittaa isännöitsijäntodistuksen, jos taloyhtiöllä ei ole isännöitsijää?

Hallituksen puheenjohtaja. Asunto-osakeyhtiölain mukaan velvollisuus antaa isännöitsijäntodistus on isännöitsijällä, mutta jos yhtiöllä ei ole isännöitsijää tai hän on esteellinen, todistuksen antaa hallituksen puheenjohtaja. Sama koskee huoneistotietojärjestelmän päivitystä.

Mitä isännöitsijän tehtäviin ei kuulu?

Isännöitsijä palvelee taloyhtiötä, ei yksittäistä osakasta. Osakkaan oman huoneiston sisäiset asiat, kuten asunnon sisustus tai osakkaan itse teettämät muutostyöt, eivät ole isännöitsijän vastuulla, vaikka isännöitsijä ottaakin muutostyöilmoituksen vastaan. Isännöitsijä ei myöskään toimi yksittäisen osakkaan asianajajana riidoissa naapureita tai yhtiötä vastaan.

Onko isännöitsijän oltava Suomessa?

Ei tarkalleen Suomessa, mutta Euroopan talousalueella. Asunto-osakeyhtiölain mukaan isännöitsijän asuinpaikan tai, jos isännöitsijä on yhteisö, kotipaikan on oltava Euroopan talousalueella. Rekisteriviranomainen voi myöntää tästä poikkeusluvan. Jos isännöitsijänä on yritys, sen on ilmoitettava, kenellä on päävastuu isännöinnistä.