Etäyh­ti­ö­ko­kous ta­lo­yh­ti­ös­sä

Taloyhtiön yhtiökokoukseen ei tarvitse enää aina saapua paikan päälle. Laki sallii sekä hybridikokouksen että kokonaan etänä pidettävän kokouksen, joten osakas voi osallistua ja äänestää kotoa käsin. Hallitus päättää etäyhteyden tarjoamisesta. Isossa taloyhtiössä osakkaat voivat sitä myös vaatia. Tällä sivulla esitellään mitä laki sallii, kuka päättää etäosallistumisesta ja miten etänä äänestetään.

Mikä etäyhtiökokous on?

Etäyhtiökokous on tavallinen yhtiökokous, johon voi osallistua verkon kautta joko osittain tai kokonaan. Samat päätöksentekosäännöt pätevät kuin läsnäkokouksessa.

Hybridikokous

Yleisin muoto on hybridikokous. Siinä kokous pidetään tavalliseen tapaan kokouspaikalla, mutta osakas voi halutessaan osallistua etäyhteydellä. Käytännössä yhteys hoidetaan esimerkiksi Teamsin tai vastaavan välineen kautta. Osa väestä on siis salissa ja osa ruudun takana. Hybridi yhdistää lähikokouksen tunnun ja etäosallistumisen joustavuuden.

Muoto sopii hyvin taloyhtiöön, jossa osa osakkaista arvostaa kasvokkaista kokousta ja osa haluaa osallistua kotoa. Kokouspaikka on aina tarjolla niille, jotka haluavat saapua paikan päälle.

Täysin etänä pidettävä kokous

Kokous voidaan pitää myös kokonaan ilman kokouspaikkaa. Tällöin kaikki osallistuvat etäyhteydellä, eikä fyysistä kokoustilaa ole lainkaan. Täysin etäkokous on kuitenkin mahdollinen vain, jos taloyhtiön yhtiöjärjestys eli yhtiön omat kirjatut säännöt sen sallivat.

Ilman tällaista sääntömääräystä kokoukselle on aina järjestettävä myös fyysinen paikka. Määräyksen lisääminen sääntöihin vaatii yhtiökokouksen päätöksen määräenemmistöllä, joten täyteen etäkokoukseen siirrytään harkiten.

Ero läsnäkokoukseen

Etäkokous ei muuta sitä, mistä kokouksessa päätetään. Kokous käsittelee samat asiat ja tekee päätökset samalla ääntenenemmistöllä kuin ennenkin. Etäyhteys vain laajentaa tapaa osallistua.

Osakas, joka ei pääse paikalle, voi silti käyttää ääntään. Näin kokous tavoittaa myös toisella paikkakunnalla asuvat omistajat. Päätösten pätevyys ja äänten laskenta säilyvät samoina riippumatta siitä, osallistuuko osakas etänä vai paikan päällä. Kokousmuoto ei siis vaikuta siihen, kuinka sitovia päätökset ovat.

Miten etäkokous tuli mahdolliseksi

Etäkokoukset yleistyivät koronavuosina väliaikaisen lain turvin. Kesällä 2022 voimaan tullut pysyvä lakimuutos teki hybridi- ja etäkokouksista vakituisen osan taloyhtiön päätöksentekoa. Sitä ennen kokoukseen sai osallistua etänä vain, jos yhtiöjärjestys erikseen salli sen. Nykyisin hallitus voi tarjota etäyhteyden ilman erillistä sääntömääräystä.

Mihin kokouksiin etäosallistuminen sopii

Etäosallistuminen sopii sekä varsinaiseen että ylimääräiseen yhtiökokoukseen. Kevään varsinaisessa kokouksessa käsitellään tilinpäätös ja vastikkeet. Etäyhteys nostaa tällöin usein osallistujamäärää. Kiireellisistä asioista päätetään ylimääräisessä kokouksessa, johon etäyhteys antaa nopean tavan koota osakkaat yhteen. Sama tekninen ratkaisu palvelee molempia kokouksia.

Kuka päättää etäosallistumisesta?

Etäyhteyden tarjoamisesta päättää taloyhtiön hallitus. Päätös on tehtävä ennen kokouskutsun lähettämistä.

Hallitus päättää

Hallitus ratkaisee, tarjotaanko kokoukseen etäosallistumisen mahdollisuus. Se punnitsee, onko taloyhtiöllä käytössä toimiva tekninen ratkaisu ja riittävä osaaminen sen käyttöön. Hallitus voi tarjota etäyhteyttä yhteen kokoukseen kerrallaan. Isännöitsijä valmistelee järjestelyt hallituksen päätöksen mukaan.

Maininta kutsussa

Etäosallistumisen mahdollisuus on kerrottava kokouskutsussa. Kutsusta on käytävä ilmi, miten etäyhteyteen liitytään ja mihin mennessä osallistumisesta pitää ilmoittaa. Mahdollisuutta ei voi lisätä enää kutsun lähettämisen jälkeen. Kutsun sisältö ja määräajat noudattavat yhtiökokouskutsun yleisiä vaatimuksia.

Käytännön järjestäminen

Toimiva etäkokous vaatii etukäteen sovitun välineen ja selkeät ohjeet. Isännöitsijä varaa kokousjärjestelmän, testaa yhteyden ja ohjeistaa osakkaat liittymään ajoissa. Suuremmissa kokouksissa kannattaa nimetä erillinen tekninen tuki puheenjohtajan avuksi. Hyvä valmistelu vähentää häiriöitä ja pitää kokouksen aikataulussa.

Kustannukset ja välineet

Etäkokous tarvitsee kokousjärjestelmän ja äänestystä tukevan välineen. Moni taloyhtiö käyttää isännöintiyrityksen tarjoamaa palvelua, jolloin erillistä hankintaa ei tarvita. Kokouksen koko ja äänestysten määrä ratkaisevat, riittääkö tavallinen videopalvelu vai tarvitaanko erillinen äänestysjärjestelmä. Kulut katetaan hoitovastikkeella osana kokouksen järjestämistä.

Milloin osakas voi vaatia etäosallistumista?

Isossa taloyhtiössä osakkaat voivat vaatia etäosallistumista, vaikka hallitus ei sitä oma-aloitteisesti tarjoaisi. Oikeus koskee riittävän suurta vähemmistöä.

Kolmenkymmenen huoneiston raja

Vaatimisoikeus koskee taloyhtiötä, jossa on vähintään 30 osakehuoneistoa. Tällaisessa yhtiössä osakkaat, joilla on yhteensä vähintään kymmenesosa kaikista osakkeista, voivat vaatia etäosallistumisen järjestämistä. Vaatimus tehdään hallitukselle hyvissä ajoin ennen kokousta. Kun ehto täyttyy, hallituksen on järjestettävä etäyhteys.

Täyden etäkokouksen ehto

Oikeus vaatia etäosallistumista ei tarkoita oikeutta täysin etänä pidettävään kokoukseen. Vähemmistö voi vaatia mahdollisuuden osallistua etänä, mutta kokouspaikka voidaan silti järjestää. Kokouksen pitäminen kokonaan ilman paikkaa on mahdollista vasta, kun yhtiöjärjestys sen sallii. Sääntömuutos taas edellyttää määräenemmistöä yhtiökokouksessa.

Miten vaatimus tehdään

Etäosallistumista vaativat osakkaat esittävät pyynnön hallitukselle kirjallisesti. Pyyntö kannattaa tehdä hyvissä ajoin ennen kokouskutsun lähettämistä, jotta järjestely ehtii mukaan kutsuun. Kun kymmenesosan raja täyttyy, hallitus ei voi kieltäytyä. Näin yksittäisetkin osakkaat saavat äänensä kuuluviin ilman matkaa kokouspaikalle. Vaatimus kannattaa allekirjoittaa yhdessä, jotta osuus osakkeista tulee selvästi näkyviin.

Miten etäkokoukseen osallistutaan?

Etäosallistuminen vaatii toimivan yhteyden ja henkilöllisyyden todentamisen. Osakas vastaa itse omista laitteistaan ja verkkoyhteydestään.

Tekninen yhteys

Osakas saa kutsussa ohjeet siitä, miten kokoukseen liitytään. Yhteys avataan yleensä nimetyllä linkillä ennen kokouksen alkua. Osallistujan henkilöllisyys ja äänioikeus tarkistetaan samalla tavalla kuin salissa. Kannattaa testata laitteet etukäteen, jotta liittyminen sujuu kokouksen alkaessa. Ongelmatilanteessa isännöitsijä tai tekninen tuki opastaa liittymisessä. Näin kokous pääsee alkamaan ajallaan ilman turhaa odotusta.

Äänestäminen etänä

Etänä osallistuva osakas äänestää yhtä täysivaltaisesti kuin paikalla oleva. Ääni annetaan kokouksen ohjeiden mukaan, esimerkiksi järjestelmän äänestystoiminnolla tai suullisesti.

Osakas voi myös antaa valtakirjan toiselle, jos ei itse pääse mukaan. Avoin äänestys sujuu etäyhteydellä hyvin, mutta suljettu lippuäänestys vaatii erillisen työkalun. Etäyhteydellä annettu ääni painaa päätöksessä yhtä paljon kuin salissa annettu.

Tekniset häiriöt

Yhteys voi katketa kesken kokouksen. Jos etäyhteydessä on häiriö, kokousta voidaan jatkaa, kunhan päätöksentekoa ei ole olennaisesti estetty. Vakava tekninen ongelma voi kuitenkin olla peruste keskeyttää kokous ja jatkaa sitä myöhemmin. Puheenjohtaja arvioi tilanteen ja kirjaa sen pöytäkirjaan.

Puheenjohtaja ja järjestäytyminen

Kokous alkaa järjestäytymisellä myös etänä. Osallistujat todetaan läsnä oleviksi ja kokoukselle valitaan puheenjohtaja sekä pöytäkirjan pitäjä. Puheenjohtaja johtaa keskustelua ja huolehtii, että jokainen saa puheenvuoron osallistumistavasta riippumatta. Etäosallistujan on voitava seurata kokousta ja käyttää puhe- ja äänioikeuttaan reaaliajassa.

Kokouksen tallennus

Etäkokouksen voi tallentaa, mutta siitä on kerrottava osallistujille etukäteen. Tallenne sisältää henkilötietoja, joten sen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaa. Pöytäkirja on silti se virallinen asiakirja, joka ratkaisee, mitä kokouksessa päätettiin. Tallennetta säilytetään vain niin kauan kuin sille on perusteltu tarve.

Valmistautuminen etäkokoukseen

Osakkaan kannattaa lukea kokouskutsu ja esityslista ennen kokousta. Näin hän tietää etukäteen, mistä äänestetään ja mitä kannattaa kysyä. Laitteet ja yhteys testataan hyvissä ajoin ennen kokouksen alkua. Jos oma osallistuminen on epävarmaa, osakas voi antaa valtakirjan toiselle.

Ovatko etäkokouksen päätökset päteviä?

Etäkokouksessa tehdyt päätökset ovat yhtä päteviä kuin läsnäkokouksessa. Ratkaisevaa on, että menettely on ollut oikea.

Päätösten pätevyys

Etäyhteys ei heikennä päätöksen sitovuutta. Kun kokous on kutsuttu oikein koolle ja äänestys on käyty sääntöjen mukaan, päätös sitoo kaikkia osakkaita. Sitovuus koskee myös niitä, jotka jäivät kokouksesta pois. Etäkokouksesta laadittu päätös ei siis ole muita päätöksiä heikompi. Sama pätee hybridikokoukseen, jossa osa on äänestänyt salissa ja osa ruudun takana.

Yhdenvertaisuus etäkokouksessa

Etäosallistujaa ei saa asettaa huonompaan asemaan kuin salissa istuvaa. Hänen on voitava seurata keskustelua, esittää kysymyksiä ja äänestää samaan aikaan muiden kanssa. Jos tekninen ratkaisu estäisi osallistumisen käytännössä, kokouksen laillisuus voi vaarantua. Yhdenvertaisuuden turvaaminen on siksi puheenjohtajan ja hallituksen vastuulla koko kokouksen ajan.

Pöytäkirja ja moite

Etäkokouksesta laaditaan pöytäkirja aivan kuten tavallisesta kokouksesta. Siihen merkitään päätökset, äänestysten tulokset ja etäyhteydessä sattuneet häiriöt. Virheellisessä menettelyssä syntynyttä päätöstä voi moittia käräjäoikeudessa kolmen kuukauden kuluessa. Menettelyn perusteet avataan laitonta yhtiökokousta koskevalla sivulla.

Kannattaako etäkokous taloyhtiössä?

Etäosallistuminen laajentaa osallistujajoukkoa, mutta se tuo myös uusia vaatimuksia. Hyödyt ja haasteet kannattaa punnita ennen kokouksen muodon valintaa.

Edut osakkaalle

Suurin etu on saavutettavuus. Toisella paikkakunnalla asuva tai liikkumisesteinen osakas pääsee mukaan päätöksentekoon ilman matkaa. Etäyhteys nostaa usein osallistujamäärää, mikä parantaa päätösten edustavuutta. Sijoittajaomistaja ehtii seurata useamman taloyhtiön kokousta saman kevään aikana. Osallistuminen onnistuu myös työmatkalta tai ulkomailta, kunhan verkkoyhteys pelaa.

Huomioitavat haasteet

Tekniikka voi pettää, eivätkä kaikki osakkaat ole tottuneita etävälineisiin. Iäkkäämmät osakkaat saattavat tarvita opastusta liittymiseen. Suljettu lippuäänestys on etäyhteydellä hankalampi järjestää kuin salissa. Myös vilkas keskustelu voi olla ruudun kautta kankeampaa kuin salissa. Nämä syyt kannattaa ottaa huomioon, kun hallitus valitsee kokouksen muodon.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko taloyhtiön yhtiökokouksen pitää kokonaan etänä?

Kuka päättää, järjestetäänkö etäosallistuminen?

Voiko yhtiökokouksessa äänestää etänä?

Mitä tapahtuu, jos etäyhteys katkeaa kesken kokouksen?