Avaintiedot
- Osakas saa valtuuttaa kenet tahansa täysi-ikäisen edustamaan itseään. Valtuutetun ei tarvitse olla osakas.
- Valtakirja on vapaamuotoinen, mutta se on päivättävä ja allekirjoitettava. Yksi valtakirja koskee yhtä kokousta.
- Kuolinpesä ja muut yhteisomistajat tarvitsevat valtakirjan kaikilta osakkailta. Yhdessä asuva puoliso ei sitä tarvitse.
Yhtiökokouksen valtakirja
Yhtiökokouksen valtakirja on asiakirja, jolla osakas valtuuttaa toisen henkilön edustamaan itseään taloyhtiön yhtiökokouksessa. Valtuutettu käyttää osakkaan ääni- ja puhevaltaa kokouksessa. Valtakirja koskee yhtä kokousta, jollei siinä muuta sanota.
Yhtiökokouksen valtakirjalla osakas valtuuttaa toisen henkilön edustamaan itseään taloyhtiön kokouksessa. Valtuutettu käyttää osakkaan ääni- ja puhevaltaa. Laki ei aseta valtakirjalle muotovaatimuksia. Päivätty ja allekirjoitettu asiakirja riittää. Valtakirja koskee yhtä kokousta, jollei siinä muuta sanota. Yhteisesti omistetun huoneiston puolesta äänestää yksi edustaja. Seuraavassa käydään läpi kuka voi käyttää valtakirjaa, mitä siihen kirjoitetaan ja milloin puoliso tai kuolinpesä sen tarvitsee.
Kuka voi käyttää valtakirjaa yhtiökokouksessa?
Osakas saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa valtuutetun välityksellä. Valtuutettu esittää kokouksessa päivätyn valtakirjan.
Osakas ja valtuutettu
Asunto-osakeyhtiölaki antaa jokaiselle osakkaalle oikeuden lähettää kokoukseen edustajan. Tätä edustajaa laki kutsuu valtuutetuksi, arkikielessä myös asiamieheksi. Valtuutettu näyttää kokouksen ovella päivätyn valtakirjan tai osoittaa muuten luotettavasti oikeutensa toimia osakkaan edustajana. Valtakirjalla osakas pääsee vaikuttamaan päätöksiin, vaikka ei itse pääsisi paikalle taloyhtiön yhtiökokoukseen.
Milloin valtakirjaa käytetään
Valtakirja on hyödyllinen aina, kun osakas ei itse pääse kokoukseen. Työmatka, sairaus tai toisella paikkakunnalla asuminen ovat tavallisia syitä. Ääni ei mene hukkaan, kun luotettu henkilö käyttää sitä osakkaan puolesta. Näin osakas vaikuttaa päätöksiin poissaolostaan huolimatta.
Valtuutus koskee yhtä kokousta
Valtakirja on voimassa yhtä kokousta varten. Jos osakas haluaa valtuuttaa edustajan pysyvästi, se on kirjattava valtakirjaan erikseen. Tavallinen kokouskohtainen valtakirja raukeaa kokouksen jälkeen. Uuteen kokoukseen tarvitaan uusi valtakirja.
Kuka voi olla valtuutettu
Valtuutetun ei tarvitse olla taloyhtiön osakas. Tehtävään käy kuka tahansa täysi-ikäinen henkilö, esimerkiksi puoliso, ystävä tai lakimies. Moni valitsee edustajakseen perheenjäsenen, mutta myös ammattilainen kuten isännöitsijä tai lakimies voi hoitaa tehtävän valtuutuksen nojalla. Alaikäinen tai yritys ei voi toimia valtuutettuna. Valinta on osakkaan oma.
Yhtiöjärjestys ei voi rajoittaa
Oikeus käyttää valtuutettua on pakottavaa lakia. Taloyhtiön yhtiöjärjestyksellä ei voi kieltää tai rajoittaa sitä, kuka toimii osakkaan edustajana. Tällainen yhtiöjärjestyksen ehto olisi lain vastainen eikä sitova. Osakas voi siis aina lähettää valitsemansa valtuutetun.
Avustaja kokouksessa
Osakas ja valtuutettu saavat tuoda kokoukseen avustajan. Avustaja auttaa osakasta esimerkiksi vaikeiden asioiden seuraamisessa, mutta hänellä ei ole omaa äänioikeutta. Avustajalle ei ole laissa asetettu pätevyysvaatimuksia. Avustaja on eri asia kuin valtuutettu.
Mitä valtakirjaan pitää kirjoittaa?
Laki ei aseta valtakirjalle muotovaatimuksia. Päivätty ja allekirjoitettu asiakirja riittää.
Pakolliset tiedot
Hyvä valtakirja kertoo lyhyesti kuka valtuuttaa, kenet ja mihin kokoukseen. Siihen kirjataan valtuuttajan ja valtuutetun nimet sekä huoneiston tai osakkeiden tiedot. Mukaan tulee kokouksen päivämäärä, valtakirjan päiväys ja valtuuttajan allekirjoitus. Valtuutettu itse ei allekirjoita valtakirjaa. Näillä tiedoilla puheenjohtaja voi tarkistaa valtuutuksen kokouksen ovella.
Vapaamuotoinen mutta päivätty
Osakkaan itse kirjoittama valtakirja on pätevä. Taloyhtiön ei tarvitse tarjota valmista pohjaa, vaikka isännöitsijä usein liittää sellaisen kokouskutsuun. Moni isännöitsijä lähettää valmiin pohjan, vaikka osakkaan oma versio kelpaa yhtä hyvin. Päiväys ja allekirjoitus tekevät valtakirjasta pätevän. Ilman päiväystä puheenjohtaja voi hylätä sen.
Todistajia ei tarvita
Valtakirja ei vaadi todistajia. Kaksi todistajaa kuuluu joihinkin muihin asiakirjoihin, mutta yhtiökokouksen valtakirjaan niitä ei tarvita. Riittää, että valtuuttaja on itse allekirjoittanut sen. Näin valtuutuksen antaminen on nopeaa.
Näin valtakirja voi näyttää
Selkeä valtakirja mahtuu muutamaan riviin. Osakas kirjoittaa oman nimensä ja huoneistonsa, valtuutetun nimen sekä sen kokouksen päivän, jota valtuutus koskee. Alle tulee paikka, päiväys ja allekirjoitus. Yksi lause riittää valtuutuksen ilmaisemiseen. Ylimääräisiä ehtoja ei tarvita.
Avoin vai yksilöity valtakirja?
Yksilöity valtakirja nimeää valtuutetun ja usein myös äänestysohjeet. Avoin valtakirja jättää nämä auki.
Yksilöity valtakirja
Yksilöidyssä valtakirjassa osakas nimeää valtuutetun ja kertoo, miten tämän tulee äänestää. Osakas voi rajata valtuutuksen kokouskutsussa mainittuihin asioihin. Nimetty valtakirja ei siirry toiselle henkilölle ilman valtuuttajan lupaa. Näin osakas pitää päätösvallan omissa käsissään.
Avoimen valtakirjan riski
Avoin valtakirja antaa valtuutetulle vapaat kädet. Valtuutettu äänestää silloin oman harkintansa mukaan. Jos asialistalla on riitaisia kohtia, avoin valtuutus voi johtaa osakkaan kannalta ikävään lopputulokseen. Riski on osakkaan itsensä. Siksi kokouskohtainen ja ohjeistettu valtakirja on turvallisempi.
Äänestysohjeet mukaan
Osakas voi liittää valtakirjaan kirjalliset äänestysohjeet. Ohjeet kannattaa käydä läpi ennen kokousta yhdessä valtuutetun kanssa. Näin valtuutettu tietää, miten osakas haluaa äänestää kussakin kohdassa. Ohjeistettu valtakirja sitoo valtuutettua osakkaan tahtoon.
| Valtakirjan tyyppi | Kuka päättää äänet | Milloin sopii |
|---|---|---|
| Yksilöity valtakirja | Osakas ohjeistaa etukäteen | Riitaisat ja tärkeät päätökset |
| Avoin valtakirja | Valtuutettu harkitsee itse | Luottamus valtuutettuun, rutiiniasiat |
Kuinka monen osakkaan puolesta valtuutettu voi äänestää?
Laki ei rajoita valtuutetun edustamien osakkaiden määrää. Yksi henkilö voi kantaa monen osakkaan valtakirjaa.
Ei ylärajaa
Sama henkilö voi toimia usean osakkaan edustajana samassa kokouksessa. Määrää ei voi rajoittaa yhtiöjärjestykselläkään. Käytännössä yksi aktiivinen osakas kerää joskus usean naapurin valtakirjat. Tämä helpottaa päätöksentekoa suurissa taloyhtiöissä, joissa harva ehtii paikalle. Näin äänet eivät jää käyttämättä, vaikka moni ei pääse itse kokoukseen.
Äänileikkuri osakasta kohti
Yhden osakkaan äänimäärä on rajattu. Osakas voi käyttää enintään viidesosan kokouksessa edustetuista äänistä, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Tämä raja lasketaan kutakin osakasta kohti erikseen. Valtuutetun eri osakkailta keräämiä ääniä ei siis lasketa yhteen. Se, miten äänet muuten lasketaan, selviää äänestyssäännöistä.
Kuka kerää valtakirjat
Valtakirjoja kerää käytännössä usein hallitus tai aktiivinen osakas. Hallitus voi pyytää valtakirjaa niiltä osakkailta, jotka eivät pääse paikalle, jotta kokous saa riittävän osanoton tärkeisiin päätöksiin. Osakkaan ei kuitenkaan ole pakko antaa valtakirjaa kenellekään. Jokainen päättää itse, valtuuttaako ketään ja ketä.
Tarvitseeko puoliso tai kuolinpesä valtakirjan?
Yhteisesti omistetun huoneiston oikeuksia käytetään vain yhteisen edustajan kautta. Sama sääntö koskee puolisoita ja kuolinpesää.
Yhteisomistus ja puoliso
Omistus määrää tilanteen. Kun puolisot omistavat asunnon yhdessä, he käyttävät ääntään yhden yhteisen edustajan kautta. Jos vain toinen puoliso omistaa osakkeet, toinen ei ole osakas. Silloin hän tarvitsee valtakirjan päästäkseen äänestämään. Samassa huoneistossa asuvat puolisot voivat kuitenkin käyttää toistensa ääntä ilman erikseen esitettävää valtakirjaa.
Milloin puoliso tarvitsee valtakirjan
Puoliso tarvitsee valtakirjan kahdessa tilanteessa. Ensimmäinen on se, ettei hän omista asunnosta osaakaan. Toinen on se, että puolisot eivät asu yhtiön rakennuksessa ja vain toinen tulee kokoukseen. Muissa tapauksissa yhdessä asuva omistajapuoliso voi äänestää toisen puolesta ilman paperia. Epäselvässä tilanteessa valtakirja kannattaa varmuuden vuoksi ottaa mukaan.
Kuolinpesän edustaminen
Kuolinpesä omistaa osakkeet yhdessä, joten sen puolesta äänestää yksi edustaja. Edustaja tarvitsee valtakirjan pesän kaikilta osakkailta. Leskellä ei ole automaattista oikeutta osallistua kokoukseen ilman muiden valtuutusta. Mukaan otetaan myös perukirja, joka osoittaa keitä pesän osakkaat ovat.
Käytännössä pesän osakkaat sopivat yhdessä kuka toimii heidän edustajanaan ja allekirjoittavat saman valtakirjan. Pelkkä läsnäolo voi järjestyä ilman kaikkia allekirjoituksia, mutta äänioikeus vaatii ne kaikki.
Muut yhteisomistajat
Sama sääntö koskee muitakin yhteisomistajia kuin puolisoita. Sisarukset, jotka ovat perineet asunnon yhdessä, tai kaksi ystävää sijoitusasunnon ostajina käyttävät ääntään yhden edustajan kautta. Muut omistajat valtuuttavat yhden heistä tai ulkopuolisen edustamaan koko osakeryhmää. Ilman yhteistä valtuutusta ääni voi jäädä käyttämättä.
| Tilanne | Tarvitaanko valtakirja |
|---|---|
| Yhteisomistus, toinen puoliso tulee kokoukseen | Ei, yhdessä asuva puoliso saa äänestää |
| Vain toinen puoliso omistaa osakkeet | Kyllä, omistaja valtuuttaa toisen |
| Puolisot eivät asu talossa, vain toinen tulee | Kyllä |
| Kuolinpesä omistaa osakkeet | Kyllä, kaikilta pesän osakkailta |
Kelpaako sähköinen valtakirja?
Laki ei vaadi valtakirjalta paperimuotoa. Sähköinen valtakirja käy, kun valtuuttajan voi tunnistaa luotettavasti.
Sähköinen valtakirja käy
Muoto on vapaa. Skannattu tai sähköpostilla lähetetty valtakirja on yhtä pätevä kuin paperinen. Sähköposti riittää, kun viestistä näkyy lähettäjän osoite ja koko nimi.
Pelkkä tekstiviesti ei riitä, koska numero ei kerro lähettäjän henkilöllisyyttä. Vahva sähköinen allekirjoitus kelpaa myös. Jos valtakirja lähetetään sähköpostin liitteenä, kannattaa varmistaa etukäteen, että viesti tavoittaa puheenjohtajan tai isännöitsijän ajoissa ennen kokousta.
Etäkokouksen valtakirja
Yhä useampi taloyhtiö järjestää kokouksia myös verkossa. Myös etäyhtiökokouksessa osakas voi osallistua valtuutetun kautta. Hybridikokouksessa osa osakkaista on paikalla ja osa etäyhteydellä, jolloin valtakirja toimitetaan etukäteen puheenjohtajan tarkistettavaksi. Valtakirja toimitetaan hyvissä ajoin ennen kokousta. Osakas kantaa itse riskin, jos valtuutus ei ehdi perille ajoissa.
Valtakirjan peruuttaminen
Osakas voi peruuttaa antamansa valtakirjan. Yksinkertaisin tapa on tulla itse kokoukseen, jolloin valtuutus raukeaa. Osakas voi myös ilmoittaa peruutuksesta puheenjohtajalle ennen äänestystä. Selkeintä on ilmoittaa peruutuksesta hyvissä ajoin. Valtuutettu ei voi käyttää peruttua valtakirjaa.
Näin valtakirja tarkistetaan
Tarkistus käy nopeasti. Puheenjohtaja tarkistaa jokaisen valtakirjan kokouksen alussa. Hyväksytty valtuutettu merkitään ääniluetteloon osakkaan puolesta. Jos valtakirja on puutteellinen, ääntä ei lasketa. Väärin hylätty tai hyväksytty valtuutus voi antaa aiheen moittia päätöstä. Moitekanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksestä.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko puoliso valtakirjan yhtiökokoukseen?
Riippuu omistuksesta. Yhdessä asuvat puolisot, jotka omistavat asunnon yhdessä, saavat käyttää toistensa ääntä ilman valtakirjaa. Jos vain toinen puoliso omistaa osakkeet tai puolisot asuvat muualla, edustava puoliso tarvitsee valtakirjan.Voiko yksi henkilö käyttää usean osakkaan ääntä valtakirjalla?
Voi. Laki ei rajoita valtakirjojen määrää. Sama henkilö saa kantaa monen osakkaan valtuutuksen samaan kokoukseen. Kunkin osakkaan äänivalta lasketaan silti erikseen, eikä edustettuja ääniä niputeta yhteen.Onko sähköinen valtakirja pätevä?
On. Laki ei vaadi valtakirjalta paperimuotoa, joten skannattu tai sähköpostitse lähetetty valtuutus kelpaa. Ehtona on, että valtuuttajan henkilöllisyyden voi varmistaa. Pelkkä tekstiviesti ilman nimeä ei riitä.Tarvitaanko yhtiökokouksen valtakirjaan todistajat?
Ei tarvita. Yhtiökokouksen valtakirja on pätevä ilman todistajia. Riittää, että valtuuttaja on itse päivännyt ja allekirjoittanut sen. Ilman päiväystä tai allekirjoitusta puheenjohtaja voi kuitenkin hylätä valtakirjan.Laskuri
Missä kunnossa taloyhtiösi on?
Valtakirjalla annettu ääni vaikuttaa usein taloyhtiön kalliisiin korjauspäätöksiin. Asuntoanalyysi laskee korjausvelan ja tulevien remonttien suuruusluokan suoraan asuntoilmoituksesta.
Lähteet
Näytä 4 lähdettä: Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, Suomen Kiinteistöliitto ja muut
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 6 luku 8 § (Valtuutettu ja avustaja): "Osakkeenomistaja saa käyttää oikeuttaan yhtiökokouksessa valtuutetun välityksellä. Valtuutetun on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Osakkeenomistajalla ja valtuutetulla saa olla kokouksessa avustaja." finlex.fi.
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 2 luku 2 § 3 momentti (osakeoikeuksien käyttäminen): "Jos useat omistavat osakkeen yhdessä, he voivat käyttää osakkeenomistajalle yhtiössä kuuluvia oikeuksia vain yhteisen edustajan kautta." Saman lain 1 luvun 12 § mukaan yhtiöjärjestykseen ei voida ottaa määräystä, joka on lain pakottavan säännöksen vastainen, joten oikeutta käyttää valtuutettua ei voi yhtiöjärjestyksessä rajoittaa. finlex.fi.
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, 6 luku 17 § (kokouspaikka ja osallistumistapa; etäosallistuminen, muutettu lailla 661/2022) ja 23 luku 1 § (yhtiökokouksen päätöksen moittiminen): moitekanne yhtiötä vastaan on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä, muutoin päätöstä pidetään pätevänä. finlex.fi.
- Suomen Kiinteistöliitto, Valtuutettu ja avustaja yhtiökokouksessa sekä yhtiökokouksen valtakirjamalli: valtuutetun ei tarvitse olla osakas eikä hänen käyttöään voi yhtiöjärjestyksessä rajoittaa; samassa huoneistossa asuvat puolisot voivat toimia toistensa edustajana ilman valtakirjaa; kuolinpesä ja muut yhteisomistajat tarvitsevat valtakirjan kaikilta osakkailta; sähköisen valtakirjan voi toimittaa puheenjohtajalle tai isännöitsijälle ennen kokousta. kiinteistoliitto.fi.