Yhtiökokouksen pöytäkirja

Yhtiökokouksen pöytäkirja on asiakirja, johon kirjataan kokouksen päätökset ja äänestysten tulokset. Puheenjohtaja ja valittu tarkastaja allekirjoittavat sen. Pöytäkirja on asunto-osakeyhtiölain mukaan pidettävä osakkaiden nähtävillä neljän viikon kuluessa. Liitteeksi tulee ääniluettelo kokouksen osallistujista.

Kirjoittanut Owen Zhang, Kiinteistötalouden DI. Päivitetty 13.6.2026.

Mitä yhtiökokouksen pöytäkirja tarkoittaa?

Pöytäkirja on yhtiökokouksen virallinen muistio. Se sisältää kaikki kokouksessa tehdyt päätökset.

Pöytäkirjan tarkoitus

Pöytäkirja todistaa, mitä kokouksessa päätettiin. Se suojaa sekä osakkaita että yhtiön johtoa myöhemmiltä erimielisyyksiltä.

Ilman pöytäkirjaa päätösten sisältöä olisi vaikea näyttää toteen. Asiakirja on siksi keskeinen osa yhtiön hallintoa.

Hyvin laadittu pöytäkirja vähentää tulkintaerimielisyyksiä. Selkeä kirjaus kertoo, mistä päätettiin ja millä ehdoilla.

Mihin pöytäkirjaa tarvitaan

Pöytäkirjaa tarvitaan päätösten toimeenpanossa. Esimerkiksi remontti- tai vastikepäätös perustuu pöytäkirjaan kirjattuun päätökseen.

Myös pankki ja viranomaiset voivat pyytää otetta pöytäkirjasta. Esimerkiksi lainapäätös voi edellyttää otetta yhtiökokouksen päätöksestä.

Pöytäkirja liittyy laajempaan kokoukseen, jota käsittelee taloyhtiön yhtiökokous. Pöytäkirja on kokouksen lopputulos kirjallisessa muodossa.

Kuka laatii pöytäkirjan?

Puheenjohtaja vastaa siitä, että pöytäkirja syntyy. Käytännön kirjaustyöstä huolehtii usein isännöitsijä tai sihteeri.

Puheenjohtaja vastaa

Puheenjohtaja huolehtii, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja (laki, 6 luku 23 §). Vastuu pöytäkirjan olemassaolosta on siis puheenjohtajalla.

Isännöitsijä tai sihteeri kirjaa

Käytännössä isännöitsijä toimii usein kokouksen sihteerinä. Kokous voi myös valita erillisen sihteerin laatimaan pöytäkirjan (Kiinteistöliitto).

Sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan kokouksen aikana. Puheenjohtaja tarkistaa luonnoksen ennen allekirjoitusta.

Mitä pöytäkirjaan on merkittävä?

Pöytäkirjaan merkitään päätökset ja äänestysten tulokset. Tietyt liitteet ovat pakollisia.

Päätökset ja äänestykset

Pöytäkirja sisältää tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset (laki, 6 luku 23 §). Merkinnän on oltava niin selvä, että päätöksen sisältö käy ilmi.

Pöytäkirja kokoaa myös kaikki ehdotukset yhtiöjärjestyksen muuttamisesta. Näin osakkaat näkevät, mitä kokouksessa esitettiin.

Päätöksen sanamuoto kannattaa kirjata huolellisesti. Epäselvä kirjaus voi johtaa myöhemmin erimielisyyteen siitä, mitä kokous tarkoitti.

Lähde: asunto-osakeyhtiölaki, 2009 (6 luku 23 §).

Ääniluettelo liitteeksi

Pöytäkirjan liitteenä on ääniluettelo (laki, 6 luku 23 §). Luettelo nimeää läsnä olleet osakkaat, valtuutetut ja avustajat.

Ääniluettelosta käy ilmi kunkin osakkaan osakkeiden ja äänten määrä. Luettelo osoittaa, ketkä saivat osallistua päätöksiin.

Pöytäkirjan tyypillinen rakenne

Useimmat pöytäkirjat noudattavat samaa runkoa. Rakenne seuraa kokouksen kulkua avauksesta päättämiseen (Kiinteistöliitto).

Lähde: Kiinteistöliitto.

Mitä pöytäkirja ei sisällä

Pöytäkirja ei ole sanatarkka selostus keskustelusta. Siihen tulevat päätökset ja äänestystulokset, ei jokaista puheenvuoroa.

Tarkempia perusteluja voi kysyä hallitukselta tai isännöitsijältä. Osakkaalla on kokouksessa myös oikeus esittää kysymyksiä käsiteltävistä asioista (laki, 6 luku 25 §).

Päätös on silti sitova, vaikka perusteluja ei kirjattaisi. Olennaista on, että itse päätös käy pöytäkirjasta ilmi.

Kuka allekirjoittaa pöytäkirjan?

Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja yksi tarkastaja. Allekirjoitus vahvistaa pöytäkirjan oikeellisuuden.

Puheenjohtaja ja tarkastaja

Puheenjohtaja huolehtii, että pöytäkirja laaditaan (laki, 6 luku 23 §). Hänen lisäkseen pöytäkirjan allekirjoittaa vähintään yksi kokouksessa valittu tarkastaja.

Kokous valitsee tarkastajan yleensä kokouksen alussa. Pienissä kokouksissa tarkastajaksi voi ryhtyä kuka tahansa läsnä oleva.

Suuremmissa yhtiöissä kokous valitsee usein kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Kaksi tarkastajaa tuo päätösten kirjaukseen lisää varmuutta.

Pöytäkirjantarkastajan rooli

Tarkastaja varmistaa, että pöytäkirja vastaa kokouksen kulkua. Hän vertaa kirjattuja päätöksiä siihen, mitä kokouksessa todella päätettiin.

Jos tarkastaja huomaa virheen, hän korjaa sen ennen allekirjoitusta. Allekirjoituksellaan tarkastaja ottaa kantaa pöytäkirjan oikeellisuuteen.

Sähköinen allekirjoitus

Pöytäkirjan voi laatia ja allekirjoittaa myös sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus on yleistynyt etenkin etäkokouksissa.

Etäkokouksessa allekirjoitus hoituu usein sähköisellä työkalulla. Pöytäkirjan sisältövaatimukset pysyvät samoina kokoustavasta riippumatta.

Miten päätökset kirjataan äänestyksessä?

Päätös voi syntyä yksimielisesti tai äänestyksen jälkeen. Pöytäkirja kertoo, kumpi tapa kokouksessa toteutui.

Yksimielinen päätös

Yksimielisestä päätöksestä riittää maininta pöytäkirjassa. Kirjaus toteaa, että kokous hyväksyi asian ilman äänestystä.

Yksimielisyys nopeuttaa kokousta. Pöytäkirjaan riittää tällöin lyhyt merkintä päätöksen hyväksynnästä.

Äänestyksen tulos

Äänestyksestä pöytäkirjaan tulee äänten jakauma. Lukijalle käy ilmi, kuinka moni kannatti ja kuinka moni vastusti ehdotusta.

Osa päätöksistä vaatii määräenemmistön, kuten kahden kolmasosan kannatuksen (laki, 6 luku 27 §). Pöytäkirjasta on tällöin nähtävä, että vaadittu enemmistö täyttyi.

Tarkka kirjaus suojaa määräenemmistöpäätöstä jälkikäteen. Riitatilanteessa pöytäkirjasta nähdään, täyttyikö vaadittu raja.

Milloin pöytäkirja on oltava nähtävillä?

Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden nähtävillä määräajassa. Laki asettaa tähän selvän aikarajan.

Neljän viikon sääntö

Pöytäkirja on oltava osakkaiden nähtävillä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta (laki, 6 luku 23 §). Asiakirja pidetään isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona.

Neljän viikon raja koskee jokaista yhtiökokousta. Osakas voi tarkistaa päätösten sisällön tämän jälkeen itse.

Aikaraja turvaa osakkaan tiedonsaannin. Jos pöytäkirja viivästyy, osakas voi pyytää sitä isännöitsijältä tai hallituksen puheenjohtajalta.

Jäljennös osakkaalle

Osakkaalle on pyynnöstä toimitettava jäljennös pöytäkirjasta (laki, 6 luku 23 §). Yhtiö voi periä jäljennöksestä kohtuullisen korvauksen.

Oikeus jäljennökseen koskee kaikkia osakkaita. Näin tieto päätöksistä on myös kokouksesta poissa olleiden saatavilla.

Jäljennöksen voi saada paperilla tai sähköisesti. Tieto kulkee näin myös etäällä asuvalle osakkaalle.

Kuka saa lukea pöytäkirjan?

Pöytäkirja on osakkaiden käytettävissä, mutta ei avoin ulkopuolisille. Osakkaan oikeus ei riipu kokoukseen osallistumisesta.

Osakkaan oikeus

Jokainen osakas saa tutustua pöytäkirjaan riippumatta siitä, oliko hän kokouksessa (Kiinteistöliitto). Oikeus koskee myös vanhempia pöytäkirjoja.

Osakas voi näin seurata yhtiön päätöksiä myös jälkikäteen. Tieto on tärkeää esimerkiksi vastike- ja remonttipäätöksissä. Aiheesta lisää sivulla osakkaan oikeudet.

Oikeus perustuu osakkuuteen, ei läsnäoloon. Myös vasta osakkeet ostanut voi pyytää aiempia pöytäkirjoja.

Ostaja ja ulkopuoliset

Pöytäkirja ei ole julkinen asiakirja ulkopuolisille. Ulkopuolisella ei ole suoraa oikeutta saada sitä yhtiöltä (Kiinteistöliitto).

Asunnon ostaja saa pöytäkirjojen tiedot kaupan yhteydessä. Myyjä tai isännöitsijä toimittaa kokouspöytäkirjat osana ennakkotietoja.

Pöytäkirjojen lisäksi viranomainen voi saada asiakirjan riita-asiassa. Muuten tiedot pysyvät yhtiön ja sen osakkaiden välisinä.

Mitä pöytäkirjasta selviää remonteista?

Pöytäkirja kertoo, mitä remontteja kokous on päättänyt. Se on tärkeä lähde sekä osakkaalle että ostajalle.

Remonttipäätökset pöytäkirjassa

Kokous päättää isoista remonteista, ja päätös näkyy pöytäkirjassa. Pöytäkirjasta ilmenee päätetty työ ja äänestyksen tulos.

Päätöstä ei voi panna täytäntöön ennen pöytäkirjaa. Selkeä kirjaus on edellytys remontin aloitukselle.

Tulevia remontteja koskevat valmistelut voivat myös näkyä pöytäkirjassa. Esimerkiksi kuntotutkimuksen tai suunnittelun aloitus näkyy päätöksenä.

Pöytäkirja paljastaa myös päätösten ajoituksen. Osakas näkee, minä vuonna kokous päätti remontista ja millä rahoitustavalla.

Pöytäkirja ostajan tarkistuslistalla

Asunnon ostaja kannattaa lukea viime vuosien pöytäkirjat. Niistä selviää päätetyt ja suunnitellut remontit, jotka vaikuttavat vastikkeisiin.

Pöytäkirjat eivät kuitenkaan kerro tulevien remonttien suuruusluokkaa. Korjaustarpeen mittakaavan saa selville rakennusosien elinkaarta arvioimalla.

Vanhojen pöytäkirjojen puute on varoitusmerkki. Jos päätöksiä ei löydy, ostajan kannattaa kysyä isännöitsijältä lisätietoja.

Miten pöytäkirjat säilytetään?

Yhtiö numeroi ja säilyttää pöytäkirjat huolellisesti. Vanhat pöytäkirjat ovat osa yhtiön historiaa.

Juokseva numerointi

Yhtiö numeroi pöytäkirjat juoksevasti (laki, 6 luku 23 §). Numerointi auttaa löytämään yksittäisen kokouksen päätökset myöhemmin.

Numero kannattaa merkitä myös pöytäkirjan otsikkoon. Selkeä numero auttaa viittaamaan oikeaan kokoukseen myöhemmin.

Säilytysvelvollisuus

Yhtiö säilyttää pöytäkirjat luotettavalla tavalla. Kiinteistöliitto suosittelee pysyvää säilytystä, koska päätöksiin voi palata vuosienkin kuluttua (Kiinteistöliitto).

Hyvin järjestetty arkisto helpottaa yhtiön hallintoa. Uusi hallitus tai isännöitsijä näkee aiemmat päätökset suoraan pöytäkirjoista.

Vanhat pöytäkirjat tukevat myös riitatilanteita ja asuntokauppoja. Niistä löytyy todiste vuosien takaisista päätöksistä, kun asiaa myöhemmin selvitetään.

Pöytäkirja kannattaa tallentaa myös sähköiseen arkistoon. Varmuuskopio suojaa tiedot, jos paperiversio katoaa tai vahingoittuu.

Mitä jos pöytäkirja on virheellinen?

Virheellisen pöytäkirjan voi pyytää korjattavaksi. Vakavammat virheet voivat johtaa päätöksen moitteeseen.

Korjaaminen

Osakas voi pyytää ilmeisen kirjoitusvirheen korjaamista. Korjauksessa alkuperäinen päätös pysyy ennallaan.

Olennaista virhettä ei korjata jälkikäteen yksipuolisesti. Tällainen virhe ratkaistaan tarvittaessa moitekanteella.

Pieni kirjoitusvirhe ei mitätöi koko pöytäkirjaa. Päätös pysyy voimassa, kun sen sisältö on tunnistettavissa.

Päätöksen moite

Jos kokouksen päätös on lainvastainen, sen voi moittia kanteella (laki, 23 luku 1 §). Kanne on nostettava kolmen kuukauden kuluessa päätöksestä.

Pöytäkirja toimii tällöin todisteena päätöksen sisällöstä. Selvä pöytäkirja helpottaa sekä osakasta että yhtiötä riitatilanteessa.

Moiteajan jälkeen päätös jää voimaan, vaikka siinä olisi virhe. Siksi osakkaan kannattaa lukea pöytäkirja pian sen valmistuttua.

Usein kysytyt kysymykset

Kuka allekirjoittaa yhtiökokouksen pöytäkirjan?

Pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja vähintään yksi kokouksessa pöytäkirjantarkastajaksi valittu henkilö. Puheenjohtaja huolehtii, että pöytäkirja laaditaan, ja tarkastaja varmistaa, että se vastaa kokouksen kulkua. Allekirjoitus vahvistaa pöytäkirjan oikeellisuuden.

Milloin yhtiökokouksen pöytäkirja on oltava nähtävillä?

Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden nähtävillä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta. Asiakirja pidetään isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona. Osakkaalle on pyynnöstä toimitettava jäljennös, josta yhtiö voi periä kohtuullisen korvauksen.

Mitä yhtiökokouksen pöytäkirjaan on merkittävä?

Pöytäkirjaan merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Lisäksi merkitään kaikki ehdotukset yhtiöjärjestyksen muuttamisesta. Pöytäkirjaan liitetään ääniluettelo, johon merkitään läsnä olleet osakkaat sekä heidän osakkeidensa ja äänten määrä.